Uno de los dilemas con los que se encuentra el equipo a la hora de organizar un evento, es la elección de la sede o espacio oportuno para su desarrollo.

Para ello, es necesario tener una base de datos con aquellos espacios a los que podemos acceder en el municipio donde queremos realizarlo.

Lo primero debemos saber es si el espacio es de regencia pública o privada, para después averiguar cual es el procedimiento para poder utilizar ese lugar.

Si pertenece a la Administración, que documentación hay que presentar y ante que entidad para poder optar a el, si pertenece al ámbito privado, a cuanto asciende su alquiler y las modalidades de pago serán las cuestiones que de primeras deberemos tener en cuenta. 

Para una acertada elección, es necesario tener claro a qué publico se dirigirá y que se pretende conseguir con su celebración. Por ello, se recomienda cruzar ese listado de espacios con la creación de un “checklist” personalizado, unido al presupuesto que se tiene y así dar con los espacios mas adecuados para llevar a cabo el evento. Algunos puntos que no podemos olvidar incluir en esa lista de sitios son:

• Mobiliario disponible
• Seguridad
• Plan de evacuación del espacio
• Equipo audiovisual disponible
• Enchufes y tomas de corriente
• Almacén donde guardar materiales referentes al evento
• Conexión a internet de banda ancha y Wifi,  para equipo organizador y para asistentes.
• Accesibilidad del espacio
• En el caso de que se piense en un catering, espacio para servirlo y zona de descarga y de montaje.

Cabe recordar que en muchas ocasiones, la elección de unas determinadas fechas, hace que un lugar que nos pueda parecer idóneo, se encuentre ocupado por otro evento, por lo que es oportuno contar con al menos 3 espacios con los que hablar y negociar.

Siempre es recomendable tener por escrito las condiciones del préstamo o alquiler del espacio y bajo que condiciones, es decir, si incluye audiovisuales, mobiliario, pantallas, limpieza…cuestiones que también se pueden negociar si el propietario y el organizador lo estiman oportuno.

El crear buen ambiente de trabajo con ellos, demostrar que somos profesionales y entablar relaciones futuras es una de las acciones indirectas que también debemos tener en cuenta cuando buscamos sede, y que en muchas ocasiones se olvidan.

Teniendo estas cuestiones claras, el siguiente paso es planificar una serie de visitas al espacio en el que se realizará el evento, para ir comprobando que todo lo acordado en el contrato se va realizando.

Estas visitas de inspección se irán haciendo mas asiduamente conforme se vaya acercando el evento y tengamos el montaje de escenografía, audiovisuales y otros aspectos derivados de la producción que hacen necesaria la comprobación de manera exhaustiva, recordemos que el éxito de los eventos también se encuentra en los pequeños detalles.

Por tanto, a la hora de elegir lugar y planificar un evento, no olvidemos incluir las visitas de inspección y los croquis de salas, nos ayudarán mucho a la hora de organizar el evento y hablar de una elección exitosa de la sede del mismo.

Fotografias: Pixabay.