La gestión y organización de un evento necesita de un tiempo previo de antelación para poder cerrar cualquier asunto o detalle y así rozar la perfección del mismo, salvaguardando la espontaneidad caprichosa de los imprevistos.

Sin embargo, hay muchos profesionales, que conforme termina la celebración del mismo, consideran que también ha terminado su labor a su servicio, posición que bajo mi punto de vista, es un graso error.

Es durante la teoría aprendida y en numerosos manuales sobre gestión y organización donde nos enseñan las diferentes partes que la celebración de un evento conlleva que en numerosos casos en la práctica, parece que a más de uno se le olvidan; hay que pensar siempre en el pre evento, el durante, y la parte olvidada y relegada por muchos, el post evento.

Centrándonos en la última fase, el post evento, debemos fijarnos en la importancia tanto de llevarlo como de saber cómo realizarlo, ya que será en este momento, cuando podremos conocer de primera mano la repercusión de nuestro evento tanto en medios (si fuera un evento abierto a los mismos) como en los propios asistentes y también en redes sociales, herramienta que se ha convertido en la reina de la medición del retorno de inversión en muchas ocasiones en nuestro sector.

Recordar que todos los resultados que obtengamos del mismo, deberemos incluirlo en un informe final que nos sirva para poder comparar en el caso de que sea un evento que se repite en el tiempo, o para demostrar nuestra efectividad y los buenos o malos resultados de la celebración del mismo.

¿Cómo podemos llevar a cabo el post evento?

Bajo mi punto de vista, considero que para conseguir realizarlo de manera eficiente, debemos distinguir en varias partes en el post evento, dependiendo de las características de los mismos:

• Repercusión mediática: Conoceremos los datos totales de este tipo, si hemos hecho un seguimiento previo, durante y después del evento de los medios, comenzando en el momento en el que comienza a publicitarse por diferentes vías,  junto con una eficiente relación con los mismos y una detallada observación que nos aporte el llamado clipping completo al 100%. Recordar que justo cuando termina el evento no podemos dejar de seguir los medios con la noticia del mismo, debemos continuar un tiempo prudencial después de su celebración.

•  Repercusión online: Al igual que en la mediática, debemos realizar la medición desde que el propio evento se publicita y pasado un tiempo desde su finalización. Existen muchos mecanismos gratuitos y de pago que nos aportarán  datos, mediciones y conclusiones junto con números de impacto, impresiones, gráficas, personas más interactivas y un largo etcétera que enriquecerá nuestro informe post evento.

• Repercusión en los asistentes: Es indispensable conocer la opinión de quienes asistieron a nuestro evento, ya que serán los nos ayuden a conocer nuestros posibles fallos y aciertos. Debemos hacerlo mediante preguntas directas durante el evento para saber que percepción está causando in situ, a través de sus comentarios en redes sociales mediante palabras clave o hashtag y con cuestionarios posteriores a la celebración, lo que se llama la opinión en frío.

• Repercusión económica: Será el momento de saldar cuentas pendientes con los proveedores que nos queden y ver el beneficio aportado por el mismo.

Por último, es esencial que los propios organizadores hagan autocrítica del evento, compartan sus percepciones, los aspectos que consideran a mejorar o eliminar y posibles ideas de futuro.

Como podeis comprobar, esta fase del post evento es determinante para cualquier profesional, no dejéis que el cansancio os la arrebate y demostrar vuestra valía con los informes de resultados que de él se derivan.