A la hora de poner en marcha un evento, como herramienta de comunicación con mayor repercusión o ROI a medio y largo plazo,  siempre debemos tener en cuenta que su gestión deberá cumplir una serie de objetivos y expectativas.

Aunque todo esté planificado a la perfección, con todos los cabos atados, siempre tendremos un porcentaje al que deberemos hacer frente y estar preparados por si ocurriese; los imprevistos, que pueden hacer fracasar nuestro evento en décimas de segundo.

Como el propio término indica, sucede cuando ocurre por casualidad alguna incidencia o problema que no se tenía previsto. Estos imprevistos, pueden ser los culpables de que nuestro evento erre y todo el trabajo realizado con la mayor profesionalidad y cariño, puede desaparecer en cuestión de segundos por este elemento.

Podemos hablar de tres tipos de imprevistos; los que dependen de la puesta en escena,  los que dependen del propio público asistente y los mixtos, que tienen un poco de cada uno de los anteriores.

Una caída, un micro mal puesto, una alfombra con una pequeña arruga que provoca el traspiés de los invitados,  un asistente mal hablado, un vestido que se rasga, una escenografía inadecuada, una silla que se rompe y un sinfín de imprevistos mas, son uno de los temidos factores que todo gestor de eventos teme que ocurra.

Los imprevistos están ahí, y aunque siempre se achaque este de error del organizador o en su defecto del protocolo, son aspectos que se escapan a nuestro trabajo porque en un plis plas aparecen, de la nada.

El caso de los errores de protocolo en diferentes actos y eventos también tienen su espacio en los imprevistos, y en más de una ocasión han conseguido ser noticia

Por ello, debemos sacar siempre la vena previsora y destinar un porcentaje mínimo del 15% del presupuesto a estas incidencias por lo que pudiese pasar.

Estos giros de tuerca que ponen en jaque a todo un equipo, atiende a dos factores que, si se sabe solucionar y hacer que todo continúe, puede salvaguardar las expectativas finales del evento y demostrar aún mas la necesidad de tener como responsables a personas formadas y con experiencia en eventos; la espontaneidad y la improvisación.

Lo primero que hay que tener en cuenta cuando nos encontremos ante un imprevisto es mantener la calma. Los nervios son los enemigos de las tareas eficientes y por eso hay que intentar mantenerse lo mas sereno posible.

Si es un error de la puesta en escena, nuestro propio equipo puede darle solución, dependiendo de lo que haya ocurrido claro está, en ese mismo momento, tras el cual, se pedirá disculpas a los asistentes y se invitará a continuar con la velada.

En el caso de que ocurra algo que no podamos evitar por dependa de los propios asistentes, o de una mezcla entre organización y público, la educación y la cortesía serán las cartas que tendremos en esta partida que se prevee tensa.

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En definitiva; demostremos que los imprevistos, aún estando ahí quedarán de lado y harán resaltar una de las habilidades que los gestores de eventos y responsables de protocolo tenemos; la búsqueda de la perfección en nuestro trabajo.