La semana pasada leíamos en el blog Protocolo a la vista, la importancia de las credenciales en los eventos.  A modo de completar ese post y el que el pasado lunes publicó sobre esta temática, esta semana escribo sobre la importancia del registro y entrega de acreditaciones en los eventos.

Uno de los mayores problemas que caracteriza a los eventos en los que hay una inscripción previa, es el proceso de registro a la llegada al evento y la entrega de credenciales.

Si este momento del evento se consigue realizar sin incidencias graves, conseguiremos que la primera impresión de los asistentes sea positiva, lo que ayudará a la imagen integral del equipo organizativo y del evento en sí. No podemos permitir casos donde la entrega de material debido a falta de previsión, se ha realizado el segundo día de celebración.

A nadie le gusta esperar a la llegada a un evento y  tener su identificación, por ello, se debe tener un equipo humano ágil y resolutivo y haber contado con la antelación suficiente para prepararlo todo antes del comienzo e incluso haciendo gala de la aparición de Internet y su adaptación a este sector, podremos utilizar un registro virtual creado para el evento o hacernos de las diferentes páginas webs que se han creado para la venta  y recuento de entradas.

Si continuamos hablando de nuevas tecnologías,  los medios técnicos que se están creando para llevar a cabo este proceso son múltiples, donde su coste, que suele ser bastante variable, dependerá del tipo de mecanismo  que queramos utilizar para el registro. Algo recomendable es que aun contando con estos nuevos formatos de entrega de acreditación y bienvenida, nunca dejemos de lado el contar con un equipo de profesionales preparados para ello, que dará el toque de cercanía y  calidez al evento.

La mejor opción para que este primer momento no haga del evento un desastre,  es prepararlo dias antes del evento, colocando los nombres en orden alfabético en cajas de registro y teniendo preparando los “langers” o “badges” suficientes tanto para los registros que ya haya realizados  como para los posibles que puedan llevarse a cabo en el momento de comienzo del evento, siempre teniendo en cuenta el aforo del espacio de celebración.

Un buen recurso, es contar con un equipo informático que nos ayude a cambiar en el momento los posibles errores ortográficos que hayamos podido cometer en la creación de las identificaciones. Para que no haya asistentes sin acreditación, hasta que el error se soluciones, les será entregada una acreditación de invitado.

Por último, una nueva técnica que está ganando terreno, es la utilización de varias maquinas que crean la pegatina con el nombre del asistente en segundos, donde él previamente ha escaneado el código de su entrada y ha podido cambiar personalmente cualquier error de su identificación. Aunque es una opción de coste elevado, ahorra tiempo a la organización y aporta innovación.

Para terminar, comparto una infografía de los compañeros de eventioz sobre algunos tips a tener en cuenta en los registros de eventos.

Por tanto, tengamos en cuenta la importancia de llevar a cabo un registro  modélico en nuestros eventos, donde contemos con los medios suficientes, tanto humanos como materiales para llevar a cabo este importante momento en un evento.

Un registro ejemplar, contribuye al éxito de todo el evento.